ASSISTANT DE PROJETS - CDI (F/H)

GRAND PARIS AMENAGEMENT

recrute pour sa Direction Territoriale Grand Paris Ouest

Un ASSISTANT DE PROJETS (F/H)

Poste en CDI basé à Paris 19ème

Rattaché hiérarchiquement à la Directrice Territoriale, vous assurez la gestion administrative, financière et opérationnelle associée aux projets d’aménagement pilotés par les Directions de projets (opération, développement et études de la direction).

Vos activités principales sont les suivantes :

Gestion des opérations

• Organisation des réunions projets et comités en lien avec les projets suivis – internes comme externes

• Contribution à la constitution de dossiers relatifs aux projets (par exemple : participation aux dossiers CA, création ZAC, Dossier de réalisation, DUP…)

• Contribution à la gestion de site dès lors que les opérations entrent en phase active conformément aux limites de prestations définies avec la Direction du Foncier et du Patrimoine : sécurisation, gestion du patrimoine bâti et non bâti, interface avec les entreprises et concessionnaires, accueil du public….

• Contribution à la préparation des dossiers et documents pour les revues de projet, les comités de pilotage… Impression des dossiers si besoin

• Suivi des conventions avec les concessionnaires (CCRO) et gestion des demandes de remboursement

• Suivi des remboursements des branchements

• Relecture et mise en forme des comptes-rendus à la demande des opérationnels

• Contribution à la constitution et au suivi de documents (par exemple : calendriers, schémas d’instances)

• Préparation de parapheurs et e-parapheurs en lien avec les opérations et suivi jusqu’à signature du Directeur de projets, dans le respect des délégations de signatures

Gestion financière et marchés des projets

• Gestion administrative des volets techniques des projets en appui de l’équipe projet (courriers, constitution des dossiers de lancement de consultations, rédaction d’ordres de services, suivi des déclarations de sous-traitance, réception de travaux, bordereaux de suivi des déchets, déclarations obligatoires, gestion administrative des concessionnaires, collecte des DOE, dossiers de remise en gestion, dossiers de demande de permis de construire…)

• Gestion administrative des dossiers de marchés et suivi des marchés dont préenregistrement dans GO7

• Suivi des bons de commande et des engagements dans l'outil financier

• Contribution au suivi des subventions (Suivi des échéances, aide à la constitution des dossiers de demande de paiement)

• Création et suivi des tableaux de suivi des pénalités

• Traitement des parapheurs liés au projets

• Suivi des facturations et des paiements fournisseurs

• Assurer l’interface Direction territoriale avec les Directions Financière et Comptable sur les volets gestion des marchés et fournisseurs

• Préparation, relecture et analyse des offres (en lien avec les équipes opérationnelles)

• Création et mise à jour des tableaux de bord de suivi pour les marchés complexe ou à bons de commande

• Création et mise à jour semestrielle à minima d’un tableau de suivi des engagements non soldés par opération

  Gestion des études et développement

• Contribution à la préparation des dossiers d’offre ou de livrables études (mise en page, relecture, préparation…) en lien avec la Direction du Développement

• Gestion administrative et suivi de la facturation établie par les opérationnels (pour les études) – interface Direction Juridique et Financière

Gestion documentaire

• Mise à jour des bases de données projets/études (contacts, documentation, dossiers, vérification du respect de l’arborescence projet, etc.)

• Enregistrement et traitement des documents administratifs des projets

• Participation à l’archivage périodique et à la préparation des documents de clôture